Bạn là một người thường xuyên sử dụng gmail để phục vụ cho công việc của mình nhưng chưa biết cách sắp xếp các thư mục trong gmail sao cho hợp lý. Sắp xếp gmail sẽ giúp bạn quản lý thông tin tốt hơn và dễ dàng tìm kiếm ra những thư mục nhận, gửi để làm việc hiệu quả hơn. Bài viết dưới đây chúng tôi sẽ chia sẻ về cách tạo thư mục cho từng người gửi trong gmail để đưa ra giải pháp thay thế tốt nhất, giúp bạn sắp xếp toàn bộ hộp thư đến theo người gửi nhanh và hiệu quả. Nếu bạn muốn biết cách tạo thư mục cho từng người gửi email trong gmail thì đừng quên theo dõi bài viết dưới đây nhé.
Xem tất cả email từ 1 người gửi
Các bước thực hiện
Một cách phổ biến để tạo thư mục cho từng người gửi email trong gmail đó là bạn xem tất cả email từ một người gửi bằng các bước thực hiện dưới đây:
Truy cập vào đường link https://www.gmail.com/ trên trình duyệt của máy tính của bạn để mở gmail. Với cách này bạn sẽ mở hộp thư đến của Gmail nếu bạn đã đăng nhập tài khoản gmail trước đó. Nếu bạn chưa đăng nhập vào tài khoản Gmail thì bạn chỉ cần nhập địa chỉ và mật khẩu để tiếp tục.
Tiếp theo bạn thực hiện tìm địa chỉ email của người gửi mà bạn muốn bằng cách mở một email của người gửi bất kỳ rồi đặt con trỏ chuột lên tên của họ ở phía trên góc trái email, sau đó bạn xem địa chỉ email ở bên dưới cửa sổ đang hiển thị nhé.
Bước tiếp theo bạn cần sao chép địa chỉ email và nhấp chuột lên địa chỉ email rồi ấn Ctrl+C và nhấp vào công cụ tìm kiếm của Gmail ngay dòng chữ tìm kiếm email phía trên hộp thư đến.
Sau khi ấn vào ô tìm kiếm bạn nhập địa chỉ email bạn đã sao chép bằng cách dán bằng chuột hoặc ấn Ctrl+V để dán email vào ô tìm kiếm. Sau đó nhấn enter để tìm kiếm các email của người gửi đó từ địa chỉ email trong hộp thư đến.
Xong bước này danh sách các email từ người gửi bạn chọn hiện ra và bạn sẽ lựa chọn những email bạn muốn xem lại.
Tạo quy tắc nhãn cho từng người gửi
Đầu tiên bạn cũng cần mở Gmail bằng cách truy câp vào https://www.gmail.com/ trên trình duyệt web của máy tính rồi mở trình đơn của công cụ tìm kiếm bằng cách nhấp vào mũi tên bên phải công cụ tìm kiếm ở phía trên của hộp thư đến. Khi đó bạn sẽ thấy một khung lựa chọn hiển thị trên màn hình của bạn.
Tiếp theo bạn nhập địa chỉ email và tại trường “From” ở phía trên khung lựa chọn bạn nhập vào đó địa chỉ email của người mà bạn muốn lọc và sắp xếp email. Trong lúc gõ bạn sẽ thấy một danh sách với các địa chỉ email cụ thể hiển thị trong trình đơn bên dưới trường “From” đó, bạn nhấp vào tên cần tìm để thêm vào trường.
Ngoài ra bạn cũng có thể gõ tên của người này để địa chỉ email của họ hiển thị trong danh sách lựa chọn giúp bạn sẽ lựa chọn nhanh hơn.
Bước tiếp theo bạn vào Create filter (Tạo bộ lọc) ở bên dưới góc phải của khung lựa chọn để mở một cửa sổ mới và đánh dấu vào ô “Apply the label” để áp dụng nhãn dán ở giữa cửa sổ.
Nhấp chuột vào ô Choose label (Chọn nhãn) để thực hiện mở danh sách lựa chọn.
Nhấp chuột vào New label (Nhãn mới) để mở ra một cửa sổ khác.
Tiếp theo bạn nhập tên của người bạn cần tìm email vào trường “Please enter a new label name” ở phía trên của cửa sổ
Sau đó bạn nhấp chuột vào Create (Tạo) ở bên dưới cửa sổ để tạo thư mục mới có tên của người gửi đó
Tiếp theo bạn đánh dấu vào ô “Also apply filter to matching conversations” ở bên dưới góc phải cửa sổ để đảm bảo các email cũ từ người gửi này được xếp chính xác vào thư mục mà bạn vừa tạo.
Thực hiện đánh dấu vào ô “Skip the inbox (Archive it)” để bỏ qua lựa chọn và email không hiển thị tại hộp thư đến mà bạn có thể xem riêng email bằng cách nhấp vào tên nhãn của bạn đã tạo.
Cuối cùng bạn nhấp chuột vào Create filter (Tạo bộ lọc) để thêm các email cũ từ người gửi mà bạn đã chọn cùng các email trong tương lai vào thư mục hoặc nhãn có tên của họ. Với thao tác này bạn có thể tìm kiếm nhãn trong cột bên trái của lựa chọn hộp thư đến nhưng có thể bạn phải nhấp chọn khu vực hoặc nhấp vào More (Thêm) để thấy nhãn.
Kết luận
Trên đây là 2 cách tạo thư mục cho từng người gửi email trong gmail thông dụng và được nhiều người sử dụng để sắp xếp gmail hiệu quả hiện nay. Hy vọng với những thông tin trên đã giúp các bạn có thêm cách tạo thư mục cho từng người gửi email trong gmail của mình. Chúc các bạn thành công.
