Quy trình mua hàng của doanh nghiệp tưởng chừng đơn giản nhưng lại cần được xây dựng hết sức kỹ càng, khoa học, hợp lý. Khi doanh nghiệp đã xác định được quy trình mua hàng đồng thời lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp quá trình này sẽ trở nên dễ dàng, tiết kiệm chi phí. Bài viết sau đây sẽ giúp bạn tìm hiểu quy trình mua hàng của doanh nghiệp.
Quy trình mua hàng và lợi ích của nó
Đây là một quy trình được thiết lập để mua sắm hàng hóa với mong muốn tối ưu giá trị, tiết kiệm được nhiều chi phí và đạt hiệu quả tối đa khi mua hàng.
Một quy trình mua hàng hiệu quả sẽ mang tới các lợi ích:
- Tránh chi tiêu bất chính, gian lận hay cấu kết giữa nhân viên nội bộ và nhà phân phối
- Quy trình mua hàng hóa có thể áp dụng khi mua cơ sở hạ tầng, văn phòng, các trang thiết bị hay nguyên vật liệu sản xuất kinh doanh.
- Quản lý hiệu quả quan hệ với các nhà phân phối, lựa chọn được nhà phân phối có hàng chất lượng cao với mức chi phí hợp lý nhất
- Hợp lý hóa và tối ưu quy trình mua sắm cùng những thủ tục có liên quan
- Xây dựng được lộ trình hoạt động mua sắm của doanh nghiệp và đánh giá được nhà phân phối
- Xây dựng được mô hình quản lý nhà phân phối có thể áp dụng cho toàn doanh nghiệp không phân biệt phòng ban, bộ phận, chi nhánh riêng biệt
Quy trình mua hàng của doanh nghiệp
Quy trình mua hàng của doanh nghiệp tuần tự theo nhiều bước liên quan tới nhiều bộ phận, nhiều người. Với mỗi doanh nghiệp sẽ có cách xây dựng riêng phù hợp với ngành nghề đặc thù. Về cơ bản có những bước sau:
Bước 1: Công ty cần xác định được hàng hóa, dịch vụ mà mình cần mua. Ví dụ nếu công ty cần không gian xanh cho văn phòng thoáng đãng thì hàng hóa sẽ là các chậu cây, hoa nhỏ phù hợp cho không gian văn phòng.
Bước 2: Công ty cần xác định được yêu cầu cho đơn đặt hàng để đánh tránh việc nhầm lẫn khi mua hàng hóa không cần thiết. Ví dụ khi mua cây xanh cần xác định số lượng cây, loại gì, màu sắc hoa lá, chiều cao, kích thước thế nào,… Xác định ngân sách để mua hàng hóa từ đó lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với đơn hàng
Bước 3: Công ty cần tìm kiếm những nhà cung cấp tiềm năng và xây dựng các mối quan hệ lâu dài họ. Nếu chưa tìm được nhà cung cấp phù hợp thì có thể tìm qua các kênh trực tuyến hoặc tham gia những triển lãm thương mại.
Đánh giá nhà cung cấp dựa trên nhiều tiêu chí mà công ty yêu cầu ( thời gian hoạt động, mức độ uy tín, khả năng đáp ứng,…) để chọn ra bên phù hợp nhất với doanh nghiệp.
Bước 4: Công ty cần đánh giá để lựa chọn ra nhà cung cấp phù hợp và tốt nhất bằng cách lấy báo đề xuất giá của bên rồi so sánh, bạn nên so sánh ít nhất 3 nhà cung cấp trở lên. Bên cách đó các yếu tố như chính sách bảo hành, thương hiệu nhà cung cấp, và dịch vụ sau bán hàng công ty cũng có thể cân nhắc để lựa chọn
Bước 5: Bước tiếp theo công ty sẽ đàm phán sau đó ký kết hợp đồng với nhà cung cấp mà mình ưng ý nhất đã được đánh giá ở bước 4. Việc đàm phán sẽ giúp các bên trao đổi sâu hơn, các yêu cầu và cam kết đảm bảo, rõ ràng hơn từ đó việc cung ứng sẽ trở nên thuận lợi.
Sau khi kết thúc đàm phán 2 bên sẽ ký kết hợp đồng ràng buộc pháp lý. Hợp đồng sẽ thể hiện đầy đủ, rõ ràng những yêu cầu, cam kết đối với hàng hóa được cung ứng và trách nhiệm của cả 2 bên.
Bước 6: 2 bên thực hiện giao nhận hàng và thanh toán theo hợp đồng đã ký kết. Nhà cung cấp cần giao đầy đủ hàng hóa đồng thời lắp đặt trong khung thỏa thuận. Phía công ty cần kiểm hàng, tiếp nhận, nghiệm thu và sau đó thanh toán cho bên cung cấp.
Bước 7: Công ty cần đánh giá giao dịch với nhà cung cấp đặc biệt là với các giao dịch lớn ví dụ mua và ứng dụng phần mềm quản lý cho toàn công ty với trị giá hơn 2 tỷ đồng thì sẽ cần một cuộc đánh giá với sự tham gia của các bên đã ra quyết định mua. Việc đánh giá có tác dụng giúp công ty thấy được các yếu tố từ nhà cung cấp như họ đã thực hiện đúng cam kết trên hợp đồng về hàng hóa chưa; chất lượng của hàng hóa như thế nào… Ngoài ra việc đánh giá kịp thời còn giúp cho công ty nhận được sự bảo hành hàng hóa trong thời hạn bảo hành.
Trong trường hợp giao dịch hàng hóa nhỏ như mua một chậu cây thì việc đánh giá thường không chính thức. Nếu chất lượng hàng hóa mà bạn cảm thấy có vấn đề, không như cam kết hay thời gian giao hàng lâu thì bạn hoàn toàn có thể yêu cầu đổi trả hoặc sẽ không bao giờ sử dụng sản phẩm từ nhà cung cấp này nữa
Kết luận
Sự minh bạch, rõ ràng trong quy trình mua hàng của doanh nghiệp sẽ giúp họ hạn chế được rất nhiều các rủi ro không đáng có, tránh lãng phí thời gian, nguồn lực và các chi phí, đồng thời cũng mang đến cho doanh nghiệp những lợi ích khác.
